Certificatie

Certificatie houdt in dat een externe certificatieinstelling op een onafhankelijke manier komt vaststellen dat u conform een bepaalde norm werkt.  Hiervoor wordt een certificaat uitgereikt door de certificatieinstelling en jaarlijks worden steekproeven gedaan om te controleren of u nog voldoet aan de eisen van de norm.

Het certificatieproces

Het certificatieproces bestaat uit het eerste contact van BTV Audit met een potentiële opdrachtgever tot en met het uitvoeren van tussentijdse audits.

Hieronder worden de essentiële stappen van het certificatieproces beschreven:

Offerteaanvraag, makkelijk en snel!

U kunt een offerte aanvragen door volgend document in te vullen: aanvraagformulier offerte.

Certificatieovereenkomst

Na aanvaarding van de opdracht sluit de onderneming een contract af met BTV Audit door het ondertekenen en insturen van de overeenkomst die bij de offerte is gevoegd. Met de overeenkomst dient de volgende documentatie te worden meegestuurd:

• Een actueel exemplaar van de documentatie van het VGM-beheersysteem, bijv. een handboek en (een lijst van) relevante procedures/instructies 
• Een organigram getekend door de bedrijfsleider.
• Een ingevulde VCA-checklist met verwijzing naar de verificatie-documenten 
• Een overzicht van de ongevallencijfers en het personeelsverloop van de drie kalenderjaren voorafgaand aan de certificatie 

Na telefonisch een datum te hebben vastgelegd met de opdrachtgever zal BTV Audit de opdrachtbevestiging, de planning en de aangeduide auditor schriftelijk aan de opdrachtgever bekend maken.

Certificatie audit 

Een certificatie audit bestaat uit twee fases.  In fase 1 wordt er gecontroleerd of het bedrijf klaar is voor certificatie.  Hiertoe dienen bovenvermelde documenten te worden beoordeeld.  In de tweede fase wordt de implementatie nagekeken en wordt op het terrein gecontroleerd of de verschillende eisen van de norm worden nageleefd.

Fase 1 : Documentbeoordeling

De auditor doet een documentbeoordeling vooraf aan de verificatie ter plaatse waarin wordt onderzocht of de documentatie voldoet aan de eisen van de norm. Indien de organisatie niet aan de minimale eisen voldoet, dan houdt dit de certificatie tegen en kan, na overleg met de opdrachtgever, de audit worden uitgesteld totdat afdoende corrigerende maatregelen zijn genomen.   Er mogen geen tekortkomingen meer zijn alvorens met fase 2 te starten.

Fase 2 : Verificatie ter plaatse

Tijdens de verificatie ter plaatse worden interviews gevoerd met diverse personeelsleden. Tijdens het uitvoeren van de interviews wordt het aantoonbaar bewijs van de werking van het systeem beoordeeld door de auditor. Aan het eind van iedere dag (of dagdeel) worden de resultaten en de eventuele tekortkomingen besproken en wordt het vervolg van de procedure toegelicht.

Corrigerende maatregelen

Indien zodanige tekortkomingen zijn vastgesteld dat de organisatie corrigerende maatregelen moet nemen, dan moeten deze om voor certificatie in aanmerking te komen, binnen een termijn van 3 maanden aantoonbaar zijn ingevoerd.

Bijkomend onderzoek

De invoering van corrigerende maatregelen moet worden getoetst in een bijkomend onderzoek. Dit kan op kantoor van BTV Audit plaatsvinden indien er sprake is van het beoordelen van documenten of dit dient plaats te vinden op een werkplek van de opdrachtgever indien de werking van een corrigerende maatregel in de praktijk moet worden getoetst.

Verstrekken van een certificaat

Het verslag van de auditor wordt met een positief advies voorgelegd aan de certificatiecommissie.  Bij een positieve beslissing van de certificatiecommissie wordt het certificaat aan de opdrachtgever verstrekt.

De geldigheidsduur van een certificaat is 3 jaar.

Tussentijdse audit

Jaarlijks worden er tussentijdse audits uitgevoerd waarbij gecontroleerd wordt of er nog steeds wordt voldaan aan de normvereisten.  Eventuele tekortkomingen dienen binnen een afgesproken termijn te worden rechtgezet.

Voorafaangekondigde audit op korte termijn

In het kader van de behandeling van een klacht tegen een certificatie, ter opvolging van een opschorting van een certificaat of tengevolge van een fundamentele wijziging bij de klant kan het noodzakelijk zijn op korte termijn een audit te houden bij de klant.